Condiciones generales de contratación

1.- Comentarios generales

Las CGC de cualquier empresa sustituyen la necesidad de negociación de cada una de las operaciones con los clientes y proveedores, y pretenden divulgar y clarificar la actuación del Transitario y precisar las formas de contratación y asunción de derechos y obligaciones, especialmente en aquellos casos en los que una disposición imperativa no sea aplicable. El objetivo principal es claro: quienes contraten con el Transitario deben conocer las reglas del juego que este Transitario aplicará, de forma que no puedan verse sorprendidos por una norma desconocida o ambigua. Se trata de clarificar los derechos y obligaciones de los clientes y proveedores, y no de limitar las responsabilidades de la empresa.

 

2.- Comentarios específicos. 

El texto de estas CGC se ha elaborado partiendo de las leyes vigentes en España de aplicación a la actividad de Transitario, tanto en su definición como en las distintas actividades que desarrolla. Se han tenido en cuenta, pues, las versiones vigentes de la LOTT y el ROTT, la Ley 14/14 de 24 de julio de Navegación Marítima, la Ley 15/09 de 11 de noviembre del Contrato de trasporte terrestre de mercancías,  las Reglas de la Haya-Visby, el Convenio de Montreal, el Convenio CMR, y demás leyes de aplicación general. Han servido de inspiración los documentos equivalentes   publicados por la BIFA inglesa, la Federazione Nazionale delle Emprese di Espedizioni internazionali italiana, la ATP de Portugal, la TLF francesa, y la Deutscher Speditions und Logisticverband e.V y la NPV danesa.  La experiencia adquirida en muchos años de ejercicio de la profesión de Abogado, nos han permitido contemplar y resolver muchas de las incertidumbres que las leyes provocan. 

 

3.- Estructura de estas CGC.  

Siguiendo unas bases comunes, estas CGC han sido elaboradas para su empresa. Vd. debe cuidar de que no sean copiadas o reproducidas por otras empresas no autorizadas.

La  estructura de estas Condiciones Generales es la siguiente:

1º) Definición de la actividad de Transitario, invocando la LOTT y el ROTT. He suprimido cualquier referencia al “asesoramiento” porque no es una actividad que se facture y además y puede ser una vía indeterminada de asunción de riesgos.. 

2º) El vínculo contractual se establece entre la persona que solicita la intervención (“el cliente”) y el Transitario, siendo los documentos de transporte (B/L’s, Cartas de porte) instrumentos del transporte que el Transitario expide siguiendo las instrucciones del cliente, quedando las figuras de cargador/destinatario vinculados también al Transitario mediante estos documentos. Esta posición expande y clarifica las responsabilidades de unos y otros frente al Transitario y evita que alguno pueda quedar excluido de la responsabilidad en el transporte o en el pago de los fletes.

3º) Definición de la cualidad de “proveedor” de transportes y establecimiento de las reglas con las que el Transitario le contrata. Entre otras cuestiones, se contempla la  forma de contratación y la Ley aplicable al contrato; la relación contractual entre Transitario y proveedor; reglas de subcontratación; obligaciones del proveedor, especialmente aquellas cuyo incumplimiento puede dar origen a extracostes (comunicación de entrega fallida, reservas) y a responsabilidades en cascada. Este bloque puede entrar en conflicto con el contenido de los B/L’s de algunas navieras; en cualquier caso, será útil que el Transitario publique el contenido de estas relaciones contractuales. 

4º) Se aclaran las reglas de contratación del Transitario con su cliente, deslindando cuándo actúa como un transportista contractual (o efectivo) y cuándo contrata como un mero comisionista o agente. 

5º) De acuerdo con la distinción anterior, se definen las responsabilidades del Transitario como transportista o como Agente/comisionista o en otras actividades. Tratándose de Transporte Multimodal, se sigue el criterio de red, consagrado por el Art. 209 de la LNM. En contratos de no-transporte, los criterios a utilizar son los del perjuicio causado con limitaciones en la cuantificación. Se excluye la responsabilidad por desconocimiento de normas aduaneras en los países de destino. 

Se contemplan y limitan las indemnizaciones cuando el Transitario celebra un contrato de almacenaje o depósito, así como la responsabilidad y su limitación cuando su actividad no esta sujeta al transporte (aduanas, externalización, picking, etc).

6º) Frente al cliente, se establecen normas para determinar el momento del devengo del flete, del plazo de pago de las facturas, sobre los costes y la responsabilidad del cliente en las operaciones de carga y estiba de mercancía, distinguiendo entre containerizada y no containerizada; y de las instrucciones en caso de frustración de la entrega. 

7º) El cliente debe tener claro que asume también obligaciones y las consecuencias del incumplimiento. El texto contempla algunas obligaciones en la práctica poco claras: facilitar la información adecuada (respecto del destinatario,  de mercancías peligrosas y con destino/transbordo USA); de asumir los costes por una entrega fallida, y aquellos otros que se devengaren por Avería gruesa.

8º) Siguiendo la orientación de las nuevas leyes (LCTT y la LTM) se unifican los plazos de prescripción tanto para el cobro de fletes como el de reclamación de un perjudicado. Y se establece un plazo de prescripción extintiva del derecho de cualquier contraparte (cargados, destinatario, titular) a reivindicar la entrega de las mercancías. El objetivo de este último es desbloquear almacenes y depósitos.

9º) En cuanto a la Ley aplicable al contrato y la Jurisdicción, las Condiciones se reafirman en la voluntad inequívoca de que sean las leyes españolas y el sometimiento expreso y excluyente a los Tribunales españoles de las divergencias surgidas en el transporte distinto al terrestre, rechazando jurisdicciones y leyes extranjeras contenidas en los B/L’s y otros documentos de las navieras y de otros operadores. Y todo ello, al amparo de los Arts. 468 y 469 de la LNM. Para ahorrar tiempo y costes, se ha elegido el sistema arbitral de la Juntas Arbitrales de Transporte, para controversias inferiores a 15.000,-€ que tengan su origen exclusivamente en contratos de transporte terrestre. 

 

4.- Instrucciones.

4.1 En la medida en que contraparte del Transitario es el “cliente”, independientemente de quién resulte luego cargador, consignatario o destinatario de la factura como consecuencia del contenido de los documentos de transporte, debe hacerse hincapié en la necesidad de que el encargo identifique plenamente al cliente y las condiciones del transporte, que deben complementarse con la aceptación, trascripción y remisión al cliente de la aceptación. Esta precisión obligará en algunos casos a un cambio en los procesos de aceptación de los encargos; en otras empresas que tengan implantado el procedimiento, no. 

4.2 Una vez decididas por la empresa las CGC, no pueden modificarse unilateralmente a riesgo de imputación de fraude. Para ello, yo aconsejo que se depositen notarialmente mediante la pertinente Acta Notarial. 

4.3 El sistema de eficacia de unas CGC previsto por la Ley es de una rigidez extrema, pero se ha ido introduciendo el concepto de aceptación tácita, vinculante entre quienes contratan, siempre que aquellas se hayan comunicado, se comuniquen o estén a disposición de la contraparte.

De acuerdo con la Ley y nuestra experiencia, puede establecerse una graduación en la eficacia de las CGC. Distingamos: 

a). Fórmulas óptimas:

a.1) Firma por el  cliente de las CGC que se le presenten o remitan, o, alternativamente,

a.2) Firma por el cliente de un documento conforme conoce las Condiciones Generales de Contratación.

1. b) Fórmulas subsidiarias:

b.1) Publicación de las Condiciones Generales de Contratación en los documentos comerciales (facturas, albaranes, cartas, presupuestos, etc.), o, alternativamente,

b.2) Remisión expresa a las Condiciones Generales de Contratación en los documentos/impresos  que el transitario produzca. Las CGC deben publicarse en la página Web de la empresa.

La eficacia total e indiscutible puede predicarse de las fórmulas óptimas; la eficacia de las fórmulas subsidiarias, puede ser discutida; por eso es tan importante el cumplimiento riguroso de las normas de publicidad.

 

5.- Implementación

Por el sistema de contratación del Transitario, el cumplimiento de la Fórmula óptima (a.1) no parece fácil salvo con clientes muy recurrentes o abordables. Pero siguen siendo las fórmulas más eficaces. La fórmula a.2 (carta de conformidad expresa) si parece más posible, pero en cualquier caso, problemática.

La diferencia entre las fórmulas óptimas y las formas subsidiarias radica en que las primeras exigen la firma del cliente; las otras fórmulas, no la exigen.

La Fórmula b.1) obliga al Transitario a imprimir en el reverso de la documentación que produzca, las CGC, lo que puede resultar engorroso. El hecho de que cada Transitario tenga un sistema propio de instrumentar su contrato con su cliente, y el hecho de que, a veces ni siquiera se emite un resguardo del encargo recibido, impide una generalización documental. Pero, en nuestra opinión, bastaría que en el ejemplar del documento de aceptación del encargo (Presupuestos, hoja de aceptación, albarán, confirmación, reserva, etc), figuraran impresas en el reverso.

La fórmula b.2) es la más cómoda para el Transitario. Pero debe cumplir religiosamente con dos condiciones: 1ª) que tenga las CGC publicadas en su Página Web de acceso fácil,  y 2º) que en todos los documentos que produzca (presupuestos, hoja de aceptación, albarán, confirmación, reserva, etc.)  e incluso el los e-mails que la empresa remita figure al pie la nota de remisión expresa a la publicación en la WP de las CGC. Este cumplimiento podría mejorarse si en algún documento significativo producido por el Transitario figurara impreso las CGC.

El cumplimiento de estas condiciones va a obligar a la empresa a introducir en sus programas de comunicación y los publicados en formato papel, a la inserción de una frase al pie, que puede ser la siguiente:

“Esta empresa contrata bajo sus propias Condiciones Generales de Contratación que figuran publicadas en su WP y depositadas ante el Notario D………….. Acta nº ….. de fecha ……… Si quiere obtener una trascripción en papel, no dude en pedirla”

Como sea que en gran parte, los encargos y las aceptaciones se hacen por e-mail, habrá que introducir en esas comunicaciones las modificaciones oportunas para advertir a los destinatarios de la vigencia de las CGC.

 

6. Resumen.

Este Resumen no invalida los comentarios y observaciones hechos anteriormente sobre la validez de las CGC. Pero yendo al sistema más práctico, las recomendaciones son las siguientes:

1º) Conveniente: Depositar notarialmente un ejemplar de las CGC mediante Acta.

2º) Conveniente: a los clientes/proveedores que se pueda, remitirles una copia de las CGC por correo certificado o e-mail con acuse de recepción en ambos casos.

3º) Imperativo: Publicar las CGC en la página Web de la empresa, de forma accesible, notoria, clara y diferenciada. 

4º) Imperativo: Introducir en todos los elementos documentales que la empresa produzca (albaranes, cartas de porte, B/L’s, pedidos, bookings) a pie de página la siguiente frase (u otra del mismo alcance):

 

“Esta empresa contrata bajo sus propias Condiciones Generales de Contratación que figuran publicadas en su WP y depositadas ante el Notario D………….. Acta nº ….. de fecha ……… Si quiere obtener una trascripción en papel, no dude en pedirla”

5º) Imperativo: Introducir al pie de los e-mails que la compañía produzca o remita la misma o parecida frase.

Sin el cumplimiento de los anteriores imperativos, las CGC tendrán una validez discutible.  

 

En Barcelona, a octubre de 2015